Di era digital saat ini, organisasi memiliki banyak pengguna, aplikasi, dan sistem yang saling terhubung. Mengatur hak akses satu per satu secara manual sangat merepotkan dan rawan kesalahan.

Untuk itulah, otomatisasi IAM menjadi solusi. Salah satu kunci otomatisasi ini adalah penggunaan workflow dan provisioning.

✅ Apa Itu Otomatisasi IAM?

IAM (Identity and Access Management) yang diotomatisasi artinya proses pengelolaan akun, akses, dan izin pengguna dilakukan secara otomatis berdasarkan aturan dan logika yang telah ditentukan.

Contohnya:

  • Saat karyawan baru masuk, IAM secara otomatis membuat akun email, memberi akses ke folder kerja, dan menambahkan ke grup komunikasi.

  • Saat karyawan pindah jabatan, hak akses disesuaikan secara otomatis.

  • Saat karyawan resign, semua akses langsung dicabut secara otomatis.

🧠 Dua Komponen Kunci Otomatisasi: Workflow dan Provisioning

1. Workflow dalam IAM

Workflow adalah alur proses otomatis yang terjadi berdasarkan pemicu atau peristiwa tertentu.
Workflow menentukan apa yang harus dilakukan, siapa yang menyetujui, dan bagaimana langkahnya.

📌 Contoh Workflow IAM:

Jika HR memasukkan data karyawan baru di sistem:

  1. IAM membuat akun otomatis.

  2. IAM mengirim permintaan akses ke atasan untuk disetujui.

  3. Setelah disetujui, IAM mengaktifkan akses ke email, sistem kerja, dan grup tim.

✅ Workflow bisa mencakup proses:

  • Permintaan akses baru

  • Persetujuan manajer

  • Peninjauan berkala

  • Penghapusan akun

2. Provisioning dalam IAM

Provisioning adalah proses membuat, mengatur, dan menghapus akun serta hak akses secara otomatis ke berbagai sistem atau aplikasi.

Ada dua jenis provisioning:

  • Automatic provisioning: Sistem IAM langsung membuat akun ke aplikasi (seperti Gmail, Microsoft Teams, SAP, dll).

  • Deprovisioning: IAM secara otomatis mencabut semua akses ketika pengguna keluar.

📌 Contoh:

Saat karyawan diberi akses ke aplikasi HR, IAM langsung membuat akun di aplikasi tersebut dengan hak sesuai perannya.
Ketika keluar dari perusahaan, semua akses otomatis dihapus (deprovisioned).

⚙️ Mengapa Otomatisasi IAM Penting?

✅ Keuntungan Otomatisasi IAM:

Keuntungan Penjelasan
🔒 Lebih Aman Akses tidak diberikan sembarangan, semua mengikuti alur persetujuan dan logika.
⚡ Lebih Cepat Proses pembuatan akun atau perubahan akses tidak perlu manual.
📉 Minim Kesalahan Mengurangi risiko human error seperti lupa menghapus akun atau salah beri akses.
🧾 Audit Lebih Mudah Semua proses tercatat dengan jelas: siapa memberi akses, kapan, dan ke mana.
📊 Skalabilitas Tinggi Cocok untuk perusahaan besar atau yang sedang tumbuh cepat.

🛠️ Teknologi IAM yang Mendukung Workflow & Provisioning

Beberapa sistem IAM modern sudah mendukung otomatisasi ini, seperti:

  • Okta Lifecycle Management

  • Microsoft Entra ID (Azure AD)

  • SailPoint IdentityNow

  • Ping Identity

  • OneLogin

  • Oracle Identity Governance

Sistem tersebut bisa terhubung langsung ke:

  • Aplikasi cloud (Microsoft 365, Google Workspace, Slack, dll)

  • Sistem internal (ERP, CRM, Database)

  • HR system (untuk onboarding otomatis)

🎯 Studi Kasus Sederhana

🏢 Contoh: Perusahaan Retail dengan 1.000 Karyawan

Tanpa Otomatisasi:

  • Tim IT butuh 1–2 hari untuk buat akun baru.

  • Banyak akun lama tidak dihapus karena lupa.

  • Banyak karyawan mengakses sistem yang bukan tugasnya.

Dengan Otomatisasi IAM:

  • Akun dibuat otomatis begitu HR input data.

  • Hanya atasan yang bisa menyetujui permintaan akses tambahan.

  • Setelah resign, semua akses langsung dicabut otomatis.

Hasilnya:

  • Lebih aman, cepat, dan hemat waktu tim IT.

✅ Kesimpulan

Workflow dan provisioning adalah inti dari otomatisasi IAM yang membantu organisasi:

  • Memberikan akses lebih cepat dan aman

  • Mengurangi beban kerja manual tim IT

  • Menjaga sistem tetap tertib dan sesuai kebijakan

  • Menyesuaikan akses secara otomatis sesuai perubahan peran atau status pengguna

Di era digital dan cloud saat ini, otomatisasi IAM bukan hanya pilihan — tapi kebutuhan untuk mendukung pertumbuhan bisnis yang cepat dan tetap aman.

NAMA :MUHAMMAD ARKAM SABILILLAH
Nim: 23156201037
Jurusan: Sistem Komputer STIMIK Catur sakti Kendari